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Abraham Aguilera
Publicado el 03 de abril de 2020
En el artículo de hoy vamos a hablar de cómo manejar a tu equipo en remoto para que tu negocio siga siendo eficiente y, sobretodo, rentable en medio de todo lo que está pasando en el mundo.
Así que si quieres aprender la forma más fácil y efectiva de manejar esta nueva realidad de teletrabajo, sigue leyendo.
Voy a contarte un secreto.
A mí nunca me ha gustado trabajar en oficinas.
Tanto así que incluso cuando tuve la agencia de turismo que tenía una oficina física con 20 personas en el equipo de trabajo, pasé 1 año completo creando un sistema que permitiera trabajar de forma remota.
El plan era que la oficina fuera un sitio opcional - que el equipo quisiera ir por gusto y no por obligación.
...ese experimento la primera vez no resultó.
De hecho fue un desastre. La gente se saltaba los procesos que creé y hacían todo de la misma forma de siempre ¡Incluso la motivación y la productividad cayeron!
Pero la culpa (o mejor dicho la responsabilidad) no fue del equipo, sino mía.
Mi sistema en aquel entonces era demasiado complicado, con muchos pasos, mucha información y con apps y plataformas que no fueron eficientes para lo que necesitábamos.
Si el distanciamiento social ha hecho que te veas forzado a aplicar teletrabajo con tu equipo... entiendo lo que estás pasando.
Trabajar desde casa no es fácil ni para ti ni para los miembros de tu equipo
Pero la esperanza no está perdida.
Volviendo a la historia, luego de ese primer experimento fallido fui refinando el sistema, aprendiendo sobre gestión en remoto y probando todas las aplicaciones y plataformas de colaboración para teletrabajo que te puedas imaginar.
Yendo hacia el futuro 2 años...
Hoy con mi empresa de consultoría de marketing el trabajo es 100% remoto y funciona de maravilla. Solo 1 vez he conocido en persona a alguno de mis clientes - el resto ha sido 100% online estando yo en España y ellos en distintas partes del mundo. He colaborado con los equipos in-house de distintas empresas usando este mismo sistema.
Por eso hoy quiero que hablemos sobre qué hacer, qué no hacer y cómo organizar a tu team para sacar el mayor provecho de esta nueva realidad a la que puede que estés
Hoy vamos a crear tu propio sistema de gestión remota desde cero
Lo primero es que te olvides de cómo hacían las cosas en la oficina.
Lo peor que puedes hacer es seguir trabajando como si estuvieran todos viéndose cara a cara y tratar de llevar esa misma dinámica al teletrabajo.
De hecho, el querer hacer las cosas exactamente igual es la razón de que el teletrabajo sea un reto tan grande.
A partir de ahora, necesitas un sistema que te permita asignar responsabilidades, comunicarte eficientemente y compartir resultados con facilidad.
Ese sistema tiene que ser:
- Sencillo, con la menor cantidad de piezas nuevas posibles
- Tiene que ser fácil de usar y aprender, con una curva de aprendizaje corta. Recuerda que toda tu empresa tiene que aprender a usarla lo antes posible.
- Tiene que darle libertad a los miembros de tu equipo. Voy a hablarte más sobre esto más adelante pero tenlo en mente porque es fundamental cuando trabajas en remoto.
Parte 1 del sistema: Cómo asignar responsabilidades
Asignar las responsabilidades de manera clara es clave para el teletrabajo. Cuando estás en la oficina puedes tener reuniones matutinas o un supervisor para decirle al equipo lo que quieres.
En cambio, al trabajar desde casa necesitas que todos sepan exactamente qué esperas de ellos, qué deberían estar haciendo y para cuándo necesitas que lo entreguen sin necesidad de estar recordándoselos o tener que estar haciendo reuniones inútiles vía Zoom.
De esa forma, el trabajo es fluido y no se pierde en ubicar qué está haciendo cada quien o en averiguar qué se supone que te toca entregar.
La mejor plataforma que he encontrado para distribuir el trabajo y hacer el manejo de proyectos es Asana.
Asana es una plataforma que te permite crear proyectos y asignar tareas a los miembros de tu equipo.
Esas tareas no solo tienen responsable sino que además tienen fecha de vencimiento e incluso puedes crear subtareas si es una asignación que tiene varios pasos.
Allí mismo puedes cargar los recursos necesarios para completar la asignación (como imágenes, documentos, etc). Puedes etiquetar las asignaciones para por ejemplo tener el control del status o agruparlas por proyecto.
El programa es 100% gratuito en su plan básico. Tiene funciones premium a las que puedes acceder en los planes pagos pero el gratis funciona perfectamente para el 90% de los casos.
Ahora bien...
Para que la asignación de responsabilidades funcione necesitas apuntar a un Project Manager en tu equipo
El Project Manager es una persona en tu organización cuyo trabajo es:
- Hacer esa distribución de tareas, manejar las fechas y dependencias entre una tarea y otra para culminar los proyectos
- Asegurarse de que todo lo que cada quien necesite para completar sus asignaciones esté en Asana
- Supervisar las entregas y apoyar al equipo en lo que haga falta para completar la asignación
El Project Manager que no necesariamente tienes que ser tú si eres el dueño de la empresa. De hecho, los dueños frecuentemente somos los peores candidatos para ese cargo.
Porque siempre estamos en mil cosas a la vez y eso nos hace terribles como project managers.
En su lugar, asígnale ese rol a una persona que tenga autoridad en la empresa, capacidad para organizarse y que pueda además enfocarse en eso como su trabajo principal.
Parte 2 del sistema: Cómo comunicarte con eficiencia
Al hacer el salto a teletrabajo es normal que la tentación sea seguir comunicándote como lo hacías en la oficina pero reemplazando el pararte hasta el puesto de tus compañeros de equipo por un chat de WhatsApp o peor, por un grupo de WhatsApp.
Y eso es una idea terrible.
El trabajo debe estar separado de la vida personal
Por Whatsapp es fácil mezclar vida personal con vida de trabajo y esas líneas ya son borrosas cuando el team está trabajando desde casa.
Y el problema es que nadie nunca va a poder concentrarse porque junto con los mensajes de trabajo van a estar recibiendo cadenas, chats de sus amigos, grupos, etc. etc.
De paso, por lo mismo de que la separación entre vida personal y trabajo ya de por sí es borrosa, los miembros de tu equipo van a terminar trabajando a todas horas, hablando de trabajo incluso cuando deberían estar descansando y eso lleva al burnout seguro.
En cambio, si quieres que la comunicación funcione, tu equipo debe usar un programa dedicado solo a la mensajería de trabajo.
Es fácil de usar, totalmente gratis (con funciones premium también) y sus funciones de búsqueda / almacenamiento de chats y la posibilidad de crear canales para proyectos específicos, anuncios generales, etc.
Acostúmbrate a que la comunicación sea asincrónica
Eso significa que las respuestas no necesariamente van a llegar al mismo instante en que se envíen los mensajes. Y eso está bien.
De hecho, es lo mejor que puede pasar. Porque el requerirle a tu equipo que responda instantáneamente solo crea distracciones e interrupciones. Y no hay nada peor que estar metido de lleno dentro de un proyecto y que te interrumpan con una pregunta. Perder el hilo de lo que estabas pensando solo te hace que cueste el doble volver a entrar en ese estado de "flow".
En cambio, permite a todos que respondan cuando tengan tiempo. Es más saludable y va a eliminar el estrés generado por el chat mientras aumenta la productividad.
Para mensajes específicos sobre una tarea / asignación, usa los comentarios de Asana
De esa forma, las conversaciones sobre una tarea o asignación van a quedar centralizados en un solo lugar y no regado en distintas apps.
Recuerda que la comunicación es asincrónica así que una vez que alguien deje algo allí, está bien si no recibe la respuesta instantáneamente.
Crea tutoriales en vídeo para los procesos repetitivos
Esto no tiene que ser nada complicado ni muy producido. Cualquier plataforma gratis como Loom o Soapbox de Wistia te van a servir para hacerlo.
Así cada vez que tengas que hacer una explicación sobre un proceso puedes solo enviar ese vídeo y no "hacer una llamada rápida por Zoom para explicarte..."
Guarda todos los enlaces en una hoja de cálculo de Google Sheets y poco a poco vas a ir creando tu propio manual de procedimientos estándar (me lo vas a agradecer cuando empieces a contratar a más personas y el equipo crezca...)
Las reuniones de Zoom o Skype son el último recurso
Las reuniones de trabajo son la peste del mundo. Son el bagaje remanente de la cultura corporativa de los 80s y la peor herencia que nos dejaron los Baby Boomers.
Las reuniones son ineficientes, quitan tiempo e interrumpen el flujo de trabajo.
Nada bueno sale de ellas porque aunque los libros de gerencia hablen de las "¡lluvias de ideas!" y otros términos de los hippies de los 80s y 90s la verdad es que en una reunión nunca se concreta nada. La mitad de las personas no están prestando atención y la otra mitad igual se va a olvidar de todo lo que se dijo.
Como regla general si es algo que puedes decir en el chat de Slack, significa que no hacía falta hacer una reunión.
De hecho, es mejor si lo dices por chat porque queda el mensaje allí para que los demás aporten ideas y puedan volver a releerlo cuando de hecho vayan a implementar lo que se hable en ese momento.
Parte 3 del sistema: Cómo compartir el trabajo
Para colaboración en documentos mi recomendación es Google Drive. Si estabas esperando alguna otra plataforma "fancy" o de super alta tecnología, lamento decepcionarte.
Puedo decirte que he probado de todo, desde Paper by Dropbox hasta Airtables o en su momento uno que se llamaba Quip y todos han sido derrotados consistentemente por la magia simple de Google.
NOTA: Si todavía estás usando MS Word y excel... shame on you.
Para enviar archivos grandes recomiendo WeTransfer (gratis para archivos de hasta 2GB) o Send-Anywhere (gratis hasta 10GB)
Olvídate de estar micromanejando
Lo más importante de TODO el sistema para gestionar a tu equipo remoto es que te olvides de estar micro-manejando y supervisando en exceso.
Si eres el tipo de jefe que le gusta controlar cada cosa que hace su equipo, el teletrabajo no va a salirte bien.
En cambio confía en ti.
Confía en el equipo que has armado.
Dales espacio para hacer su trabajo.
Y vas a ver como cambiarte la estructura de tu negocio a remoto te va a traer beneficios que vas a aprovechar mucho después de que pase la crisis que estamos viviendo.